La legge privacy prevede che i dati sensibili e i dati giudiziari possano essere oggetto di trattamento solo con il consenso scritto dell'interessato e previa specifica autorizzazione trattamento dati personali rilasciata dal Garante Privacy.

Al fine di semplificare le operazioni di trattamento, l’art 40 del D.lgs. 196/03 concede al Garante Privacy la facoltà di rilasciare una autorizzazione trattamento dati personali generale a particolari categorie di titolari in relazione a specifici trattamenti di dati sensibili e di dati giudiziari.

In tal caso il titolare del trattamento, che rientri nell’ambito di applicazione della autorizzazione al trattamento dati personali, non è tenuto a richiedere alcuna autorizzazione al Garante Privacy per trattare dati sensibili o dati giudiziari.

L’autorizzazione trattamento dati personali scade periodicamente e per essere valida deve essere rinnovata dal Garante Privacy.

Le attuali autorizzazioni trattamento dati personali generali privacy coprono i seguenti ambiti:

• autorizzazione trattamento dati personali sensibili nei rapporti di lavoro
• autorizzazione trattamento dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale
• autorizzazione trattamento dati personali sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni
• autorizzazione trattamento dati personali sensibili da parte dei liberi professionisti
• autorizzazione trattamento dati personali sensibili da parte di diverse categorie di titolari
• autorizzazione trattamento dati personali sensibili da parte degli investigatori privati
• autorizzazione trattamento dati personali giudiziarioda parte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti pubblici
• autorizzazione trattamento dati personali genetici
• autorizzazione trattamento dati personali effettuato per scopi di ricerca scientifica

In linea generale, ogni nuova autorizzazione trattamento dati personali rispecchia per molti aspetti la precedente, pur presentando le necessarie integrazioni derivanti da modifiche della legge sulla privacy intervenute nei settori considerati.

Per quanto concerne i Liberi Professionisti ovvero i soggetti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l'esercizio della propria attività professionale in forma individuale o associata (quali Commercialisti, Consulenti del Lavoro, Avvocati e Notai), il Garante Privacy ha emesso una specifica autorizzazione trattamento dati personali con la quale ha delineato i limiti entro i quali possono svolgere operazioni di trattamento di dati sensibili e di dati giudiziari nel corso della propria attività professionale.

La suddetta autorizzazione privacy, impone al professionista di configurare i sistemi informativi e i programmi informatici utilizzati per lo svolgimento della propria attività professionale riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare l'interessato solo in caso di necessità ai sensi dell’art. 3 del D.lgs. 196/2003.

L’autorizzazione trattamento dati personali generale rilasciata ai professionisti, copre il trattamento dei dati sensibili relativi ai clienti e anche di eventuali soggetti terzi, ove ciò sia strettamente indispensabile per l'esecuzione di specifiche prestazioni professionali.

In ogni caso, perché il trattamento sia lecito, il professionista deve raccogliere solamente dati sensibili necessari, pertinenti e non eccedenti agli incarichi conferiti e limitare il trattamento di tali dati sensibili alle sole attività necessarie all’espletamento di un incarico che rientri tra quelli previsti dalla normativa del proprio ordinamento professionale.

Dr. Eric Falzone - Law Compliance Advisor - Partner EUCS

Avv. Marcello Baldo - Law Compliance Advisor - Consulente EUCS