Il D.lgs. 231/07 impone a Commercialisti, Revisori, CED, Consulenti del Lavoro, Avvocati, Notai, Agenti Immobiliari e Società di Recupero Crediti, l’obbligo della corretta tenuta e compilazione del registro antiriciclaggio cartaceo.

Il registro antiriciclaggio o registro della clientela è un registro antiriciclaggio cartaceo nel quale sono registrati e conservati tutti i dati identificativi raccolti nel corso delle attività di adeguata verifica della clientela.

La corretta compilazione registro antiriciclaggio cartaceo prevede che siano registrati i seguenti dati identificativi del cliente persona fisica, dei legali rappresentanti, dei procuratori, degli institori e dei titolari effettivi:

• Nome e Cognome
• Luogo e Data di Nascita
• Indirizzo
• Codice Fiscale
• Estremi del Documento di Identificazione

Nel caso in cui il cliente sia una persona giuridica o un ente o un’associazione la corretta compilazione registro antiriciclaggio prevede anche la registrazione delle seguenti ulteriori informazioni aziendali:

• Denominazione
• Sede Legale
• Codice Fiscale
• Partita Iva

La compilazione registro antiriciclaggio cartaceo deve essere effettuata in ordine cronologico, con obbligo di registrare tutti i suddetti dati entro 30 giorni dalla data di accettazione dell’incarico e/o di compimento dell’operazione.

Il registro antiriciclaggio cartaceo per essere correttamente compilato deve, inoltre, soddisfare tutti i requisiti ed i criteri stabiliti dall’art. 38 del D.lgs. 231/07.

Il registro antiriciclaggio cartaceo deve essere:

• numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del soggetto obbligato o di un suo collaboratore delegato per iscritto
• riportare l’indicazione alla fine dell’ultimo foglio del numero delle pagine di cui è composto
• sottoscritto dal legale rappresentante o dal soggetto delegato alla compilazione registro antiriciclaggio
• compilato a mano
• rilegato in quanto non è ammesso l’utilizzo di fogli mobili o ad anelli.

In caso di omessa istituzione del registro antiriciclaggio cartaceo il D.lgs. 231/07 prevede una sanzione amministrativa pecuniaria da € 5.000 a € 50.000.

Mentre per ogni compilazione registro antiriciclaggio cartaceo tardiva, omessa o incompleta, il D.lgs. 231/07 prevede una sanzione penale pecuniaria da € 5.000 a € 60.000.

Al fine di non incorrere nelle suddette sanzioni amministrative e penali Commercialisti, Revisori, CED, Consulenti del Lavoro, Avvocati, Notai, Agenti Immobiliari e Società di Recupero Crediti devono provvedere a progettare ed implementare un idoneo sistema di gestione degli adempimenti antiriciclaggio.

Il modello organizzativo antiriciclaggio adottato deve comprendere un appropriato sistema di deleghe antiriciclaggio interne.

Il personale incaricato della compilazione del registro antiriciclaggio cartaceo deve essere designato per iscritto, deve ricevere idonee procedure e istruzioni antiriciclaggio e deve frequentare periodicamente corsi di formazione antiriciclaggio.

Al fine di verificare la correttezza e tempestività delle modalità di gestione degli adempimenti antiriciclaggio relativi alla compilazione registro antiriciclaggio cartaceo da parte dei soggetti incaricati, devono essere pianificati audit antiriciclaggio periodici.

Dr. Eric Falzone – Law Compliance Advisor – Partner EUCS

Dr. Matteo Angi – Law Compliance Advisor – Consulente EUCS