Conservare in modalità Sostitutiva significa sottoporre i documenti aziendali a una procedura di tipo Informatico e Legale regolamentata per legge, che consente di equiparare i documenti cartacei ai documenti informatici garantendo la Validità Legale Fiscale e Civilistica dei documenti conservati digitalmente.
Il D.lgs. 82/2005 (Codice Amministrazione Digitale o CAD) prevede che tutti i documenti, i libri, i repertori, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni altro atto, dato o documento di cui è obbligatoria per legge la tenuta e la conservazione a fini fiscali e civilistici, possono essere formati digitalmente e conservati su supporti informatici purchè siano rispettate le regole tecniche dettate dalle Linee Guida AGID in materia di Conservazione Sostitutiva sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
L'adozione di un Sistema di Conservazione Sostitutiva ti permette una notevole riduzione dei costi (spazio, tempo e risorse) consentendoti di creare processi organizzativi più efficienti con conseguente miglioramento delle performance del personale e dei risultati operativi aziendali.
Per realizzare un Sistema di Conservazione Digitale a norma di legge è, però, necessario adottare specifici Modelli Organizzativi per la Gestione Documentale che garantiscono il rispetto delle regole tecniche per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici e le Misure di Sicurezza previste dalla Legge Privacy.
Il Codice Amministrazione Digitale (CAD), inoltre, ti impone obbligatoriamente di nominare e di formare un Responsabile della Conservazione Sostitutiva e di redigere e tenere costantemente aggiornato un Manuale Conservazione Sostitutiva.
Se sei un fornitore della Pubblica Amministrazione e devi adottare un sistema di Fatturazione Elettronica e FatturaPA o se stai stai valutando la Dematerializzazione come strumento per abbassare i costi ed aumentare i ricavi, affida la progettazione del tuo Sistema di Conservazione Sostitutiva ai ns. Consulenti Esperti in Digitalizzazione.
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EUCS è specializzata in consulenza in materia di Dematerializzazione e Digitalizzazione e fornisce i seguenti servizi per la progettazione di Modelli Organizzativi per la Gestione Documentale e la Conservazione Sostitutiva:
- Analisi Preliminare e Studio di Fattibilità del Progetto di Digitalizzazione
- Analisi dei Rischi del Progetto di Digitalizzazione
- Definizione del Modello Organizzativo di Gestione Documentale
- Progettazione del Sistema di Conservazione Sostitutiva
- Definizione delle Misure di Sicurezza Privacy del Sistema di Conservazione Sostitutiva
- Definizione dell'Organigramma del Sistema di Conservazione Sostitutiva
- Redazione di Policy, Linee Guida, Procedure e Istruzioni del Sistema di Conservazione Digitale
- Redazione del Manuale di Conservazione Digitale
- Redazione della Nomina del Responsabile della Conservazione Sostitutiva
- Redazione della Nomina dell'Amministratore del Sistema di Conservazione Sostitutiva
- Redazione delle Lettere di Incarico degli Addetti al Sistema di Conservazione Sostitutiva
- Formazione in materia di Conservazione Digitale
- Formazione Specialistica per il Responsabile della Conservazione
- Assistenza per l'Accreditamento del Sistema di Conservazione Digitale
- Pareri in materia di Digitalizzazione e Conservazione Sostitutiva
- Assistenza in caso di Accertamenti e Ispezioni al Sistema di Conservazione Sostitutiva da parte di Guardia di Finanza, Garante Privacy e Agenzia delle Entrate
Non dimenticare che la mancata nomina del Responsabile della Conservazione e l'omessa o la non corretta tenuta del Manuale della Conservazione, comporta pesanti sazioni amministrative e penali.
