Il Provvedimento IVASS n. 97 del 04 Agosto 2020, che entrerà ufficialmente in vigore il 31 Marzo 2021, ha apportato importanti modifiche al Regolamento IVASS n. 40 del 02 Agosto 2018 disciplinando in maniera chiara e precisa le modalità di promozione, collocamento e sottoscrizione di contratti a distanza relativi ad attività di distribuzione assicurativa e riassicurativa con firma elettronica avanzata (FEA).

Con questo provvedimento l’IVASS intende dare una forte spinta alla digitalizzazione dei processi di gestione e sottoscrizione di contratti a distanza e di polizze assicurative online con firma elettronica avanzata (FEA).

In particolare, all’art. 62 del Regolamento n. 40/2018, l’IVASS prevede che tutta la documentazione precontrattuale e contrattuale relativa al contratto di assicurazione, nonché le stesse polizze assicurative possano essere formati come documenti informatici e sottoscritti a distanza senza la presenza fisica del cliente con firma elettronica avanzata (FEA).

Inoltre, all’art. 67 del Regolamento n. 40/2018, l’IVASS specifica che tutta la documentazione relativa al contratto di assicurazione può essere archiviata digitalmente e conservata in maniera sostitutiva per tutto il periodo previsto per legge.

Con l’entrata in vigore di questo nuovo provvedimento, pertanto, l’IVASS da il via libera ai distributori assicurativi e riassicurativi alla:

• formazione di contratti a distanza assicurativi come documenti informatici
• sottoscrizione di tutta la documentazione assicurativa precontrattuale e contrattuale con firma elettronica avanzata (FEA)
• conservazione sostitutiva di tutta la documentazione relativa al rapporto assicurativo.

Per poter digitalizzare tutto il processo di gestione dei contratti assicurativi e poter far sottoscrivere a distanza ai clienti la documentazione precontrattuale e contrattuale con firma elettronica avanzata (FEA), senza la necessità della loro identificazione e presenza fisica è, tuttavia, necessario che i distributori assicurativi e riassicurativi adottino idonee piattaforme web che permettano l’identificazione a distanza del cliente e la sottoscrizione di contratti assicurativi con firma elettronica avanzata.

Pertanto, al fine di essere pienamente conformi alle nuove disposizioni IVASS, i distributori assicurativi e riassicurativi interessati alla digitalizzazione dei loro processi assicurativi, hanno l’obbligo di adottare piattaforme web di identificazione a distanza e di firma elettronica avanzata che rispettino i seguenti requisiti:

• permettano l’identificazione a distanza del cliente mediante sistemi di identificazione biometrica facciale
• utilizzino una firma elettronica avanzata basata sulla tecnologia OTP SMS (Firma SMS), che permette la sottoscrizione della documentazione relativa al contratto di assicurazione mediante l’inserimento di un Codice OTP ricevuto tramite un semplice SMS
• garantiscano la conservazione sostitutiva della documentazione precontrattuale e contrattuale assicurativa sottoscritta per il periodo prescritto per legge.

Dr. Eric Falzone – Digital Compliance Advisor – Partner EUCS

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