Con l’entrata in vigore delle nuove “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” emesse dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) a Maggio 2021, viene abrogato il DPCM 03 Dicembre 2013 contenente le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, che disciplinavano il ruolo del Responsabile della Conservazione.
La figura del Responsabile della Conservazione viene, pertanto, ora disciplinata dall’art. 4.5 delle Linee Guida AGID, le quali prevedono che il ruolo del responsabile della conservazione possa essere svolto unicamente da un soggetto, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.
Per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione il ruolo del Responsabile della Conservazione deve essere obbligatoriamente ricoperto da un dirigente o da un funzionario interno formalmente designato, mentre per le Aziende Private può essere svolto anche da un soggetto esterno all’organizzazione, purché terzo rispetto al Conservatore.
In entrambi i casi, affinché la nomina possa essere considerata valida è necessario che il soggetto da designare frequenti un Corso di Formazione per Responsabile della Conservazione, che gli permetta di attestare il possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche previste dalle Linee Guida AGID per ricoprire il ruolo.
La formazione del Responsabile della Conservazione deve essere continuativa su base periodica almeno annuale al fine mantenere nel tempo le competenze acquisite.
Le Linee Guida AGID, inoltre, prevedono che il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, possa delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività a uno o più soggetti, che all’interno della struttura organizzativa, abbiano specifiche competenze ed esperienze.
Anche in tal caso è, pertanto, obbligatorio che i soggetti a cui il Responsabile della Conservazione intenda delegare attività in materia di conservazione, siano formalmente nominati e frequentino un corso per Responsabile della Conservazione al fine di acquisire le idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche necessarie per poter operare nel rispetto della legge e delle Linee Guida AGID.
Come precisato dal Consiglio di Stato, le Linee Guida, adottate da AGID ai sensi dell’art. 71 del CAD, sono un atto di regolamentazione tecnica, hanno carattere vincolante e assumono valenza erga omnes e pertanto la loro violazione può essere soggetta a sanzioni e può portare ad inficiare la validità dell’intero sistema di conservazione adottato.
Dr. Eric Falzone – Digital Compliance Advisor – Partner EUCS
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