Nel corso degli ultimi anni l’utilizzo di sistemi di geolocalizzazione privacy in ambito lavorativo ovvero l’adozione di sistemi in grado di localizzare e comunicare la posizione geografica di un lavoratore è aumentato in maniera esponenziale.

I datori di lavoro pubblici e privati, infatti, fanno sempre più frequentemente ricorso a sistemi di geolocalizzazione privacy per:

• soddisfare esigenze organizzative e produttive
• migliorare la sicurezza sui luoghi di lavoro
• aumentare l’efficienza nella fornitura di servizi di trasporto
• semplificare l’esecuzione della prestazione lavorativa

L’attività di geolocalizzazione privacy può avere ad oggetto mezzi, strumenti o persone.

Quando i dati relativi alla posizione geografica di un mezzo, di uno strumento o di una persona sono in grado di identificare, direttamente o indirettamente, un lavoratore siamo in presenza di un trattamento di dati personali in ambito lavorativo.

In questi casi trova piena applicazione la disciplina in materia di protezione dei dati personali prevista dal D.lg. 196/03, che impone al Titolare del Trattamento il rispetto di una serie di adempimenti e obblighi per rendere lecito in trattamento.

Per poter utilizzare sistemi di localizzazione in ambito lavorativo è, pertanto, necessario che ogni Titolare del Trattamento svolga le seguenti attività di adeguamento in materia di privacy:

• Analisi Preliminare di Compliance del Progetto di Geolocalizzazione Privacy
• Analisi dei Rischi Privacy degli strumenti elettronici e degli applicativi software utilizzati per la Geolocalizzazione
• Valutazione del rispetto dei principi di finalità, proporzionalità, liceità, pertinenza e non eccedenza del sistema di geolocalizzazione privacy
• Verifica del rispetto dell’art. 4 della Legge 300/70 (Statuto dei Lavoratori) in materia di controllo a distanza dei lavoratori
• Verifica del rispetto delle misure minime di sicurezza del sistema di gps privacy
• Definizione di idonee misure di sicurezza del sistema gps privacy
• Valutazione della necessità di una Notificazione del sistema di localizzazione al Garante Privacy
• Valutazione della necessità di una Richiesta di Analisi Preliminare del sistema di localizzazione al Garante Privacy
• Redazione di una Relazione sul Sistema di Geolocalizzazione Privacy
• Redazione di una idonea informativa privacy del sistema GPS privacy
• Redazione di un Disciplinare Aziendale sull’utilizzo degli strumenti elettronici
• Designazione degli Incaricati del Trattamento del Sistema GPS Privacy
• Nomina dei Responsabili del Trattamento del Sistema GPS Privacy
• Nomina degli Amministratori di Sistema GPS Privacy
• Notificazione al Garante Privacy (ove necessario)
• Richiesta di Autorizzazione Preliminare al Garante Privacy (ove necessario)
• Accordo Sindacale o Istanza di Autorizzazione della Direzione Territoriale del Lavoro o del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (ove necessario)
• Formazione privacy a tutti gli utilizzatori del sistema di geolocalizzazione privacy

In caso di mancato rispetto della disciplina privacy relativa all’utilizzo di sistemi di localizzazione in ambito lavorativo sono previste sanzioni amministrative pecuniarie da € 2.400 a € 2.400.000, sanzioni penali di reclusione da 6 mesi a 3 anni, blocco dei trattamenti e inutilizzabilità dei dati di localizzazione raccolti.

Dr. Eric Falzone – Privacy Compliance Advisor – Partner EUCS

Articoli Privacy EUCS – www.eucs.it