Una strategia di digitalizzazione aziendale vincente comporta obbligatoriamente la revisione dei processi di creazione, gestione e sottoscrizione di preventivi, offerte economiche e contratti.

Il passaggio dalla gestione cartacea a quella digitale non è effettivo, e non da alcun vantaggio in termini di efficienza, efficacia, riduzione dei costi ed efficacia probatoria, se non si concretizza nella completa digitalizzazione del ciclo di gestione della documentazione commerciale e contrattuale aziendale.

Il classico ciclo di gestione dei processi documentali in modalità cartacea prevedeva le seguenti fasi:

• Predisposizione del documento manualmente o con applicativi software
• Stampa del documento su supporti cartacei
• Invio del documento cartaceo al Cliente a mezzo posta o la consegna manuale
• Sottoscrizione con firma autografa del documento cartaceo da parte del Cliente
• Ricezione del documento cartaceo firmato mediante posta o consegna manuale
• Archiviazione fisica del documento cartaceo firmato.

A seguito dell’introduzione nel contesto aziendale di numerose nuove tecnologie di comunicazione e di digitalizzazione (es: e-mail, SMS, whatsup…), il classico ciclo di gestione dei processi documentali ha subito sostanziali modifiche, diventando di fatto un ibrido tra un processo di gestione cartaceo e un processo di gestione dei contratti digitali.

Questa ibridizzazione del ciclo di gestione documentale, tuttavia, non è frutto di studi o di deliberate strategie aziendali di digitalizzazione, ma deriva da tentativi di velocizzare e semplificare le modalità di gestione dei processi amministrativi e commerciali ed è basato su principi di convenienza ed intuito personale o il più delle volte su abitudini consolidate nel mondo privato, che vengono mutuate e applicate senza alcun tipo di analisi o riflessione del loro impatto economico, fiscale e legale sul ciclo di gestione documentale aziendale.

A seguito dei suddetti cambiamenti, l’attuale ciclo di gestione dei processi documentali in modalità ibrida può essere così descritto:

• Predisposizione del documento con applicativi software
• Invio del documento digitale (e-mail, whatsup…) al Cliente
• Stampa del documento digitale da parte del Cliente
• Sottoscrizione con firma autografa del documento cartaceo da parte del Cliente
• Scansione (o foto) del documento cartaceo firmato da parte Cliente
• Ricezione del documento digitale firmato (e-mail, whatsup…) o in alcuni casi del solo messaggio di accettazione senza alcun allegato
• Archiviazione elettronica del contratto digitale firmato.

I principali problemi legati ad una gestione ibrida del contratto digitale sono:

• Alta complessità e frammentarietà del processo di digitalizzazione
• Scarsa efficienza ed efficacia del processo di digitalizzazione
• Basso valore probatorio, legale e fiscale del contratto digitale in termini di affidabilità e validità della modalità di sottoscrizione e delle tecniche di conservazione digitale.
• Limitata percentuale di completamento del ciclo di gestione del contratto digitale (es: il contratto digitale firmato non viene mai restituito dal cliente o il documento digitale ricevuto non viene archiviato correttamente).

Per aumentare il tasso di successo di una strategia di digitalizzazione aziendale ed eliminare il rischio di vedersi contestata la validità di un contratto digitale o di un qualsiasi altro documento digitale commerciale (es: preventivo o offerta economica) è necessario, pertanto, ripensare le modalità di gestione del processo digitale al fine di renderlo conforme ai requisiti previsti dalla normativa in materia di contratti digitali e digitalizzazione vigente.

La soluzione ottimale per la digitalizzazione dei processi aziendali è adottare una piattaforma web che permetta una gestione semplice e affidabile dell’intero ciclo di vita del contratto digitale e che garantisca il massimo valore probatorio, legale e fiscale al documento digitale finale.

Le migliori piattaforme web per la digitalizzazione dei processi aziendali presenti sul mercato permettono di:

• Identificare online il soggetto che ha il potere di firma (firmatario) mediante sistemi di identificazione biometrica
• Verificare online la validità di un documento di identità del firmatario mediante sistemi biometrici e di intelligenza artificiale
• Prendere visione online e scaricare il contratto digitale mediante ricezione di un link via e-mail, SMS o Whatsup (o altre modalità di comunicazione elettronica)
• Far sottoscrivere il contratto digitale con firma elettronica avanzata (FEA) mediante semplice invio di un SMS o di un messaggio Whatsup (o altre modalità di comunicazione elettronica)
• Portare automaticamente in conservazione sostitutiva il contratto digitale sottoscritto con Firma FEA OTP SMS o Whatsup.

L’adozione di una piattaforma web per la digitalizzazione dei processi aziendali permette di gestire in maniera semplice e veloce contratti digitali e documenti digitali garantendo che:

• il soggetto che firma il contratto digitale sia una persona identificata e con effettivi poteri di firma per quel documento digitale
• il contratto digitale firmato con firma elettronica avanzata (FEA SMS) soddisfi il requisito della forma scritta e abbia la medesima efficacia probatoria di un documento cartaceo sottoscritto a mano.
• Il contratto digitale firmato con FEA SMS sia conservato in maniera sostitutiva ed abbia piena efficacia probatoria, fiscale e legale nel tempo.

Dr. Eric Falzone – Digital Compliance Advisor – Partner EUCS

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