L’art. 38 del D.lgs. 231/07 prevede che i professionisti, ai fini del rispetto degli obblighi di registrazione, possano istituire, in alternativa ad un archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici, un Registro Antiriciclaggio della Clientela su supporto cartaceo.

Nel registro antiriciclaggio vanno conservati i dati identificativi dei clienti mentre la documentazione, nonché gli ulteriori dati ed informazioni, sono conservati nel fascicolo antiriciclaggio relativo a ciascun cliente.

L’attuale normativa antiriciclaggio detta le regole per la corretta tenuta del registro antiriciclaggio ed elenca i requisiti formali che lo stesso deve possedere.

In particolare, il registro antiriciclaggio deve essere:

• numerato progressivamente;
• siglato in ogni pagina a cura del soggetto obbligato o di un suo collaboratore delegato per iscritto;
• con l’indicazione alla fine dell’ultimo foglio del numero delle pagine di cui è composto e l’apposizione della firma delle suddette persone;
• tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi ed abrasioni.

Inoltre non è ammesso l’utilizzo di fogli mobili o ad anelli.

I professionisti che hanno optato per l’istituzione del Registro Antiriciclaggio cartaceo della clientela, in caso di richiesta dell’Autorità competente, hanno a disposizione 3 giorni per esibire i dati e le informazioni registrate ed ivi contenute.

Qualora il professionista svolga la propria attività in più sedi, può istituire per ciascuna di esse un registro antiriciclaggio.

In caso di passaggio dal Registro Antiriciclaggio Cartaceo all’archivio Unico informatico, il MEF ha chiarito che in tale circostanza:

• deve essere fissata una data di passaggio tale che tutte le registrazioni antecedenti siano sul cartaceo e quelle successive nell’archivio unico informatico;
• il registro antiriciclaggio cartaceo della clientela deve essere conservato per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione;
• con riferimento alle prestazioni ed operazioni in corso alla data di passaggio (ad esempio, tenuta della contabilità, consulenza periodica in materia di bilancio ecc.), è necessario inserire nel nuovo archivio tutti i dati necessari all’adempimento dell’obbligo di adeguata verifica, compresi i dati identificativi del cliente nonché quelli relativi all’operazione ed alla prestazione professionale; in tal modo sarà possibile gestire eventuali aggiornamenti e/o modifiche.

Si evidenzia infine l’importanza di una corretta tenuta del Registro Antiriciclaggio della Clientela e di un suo puntuale e periodico aggiornamento alla luce del fatto che al professionista che ometta di effettuare gli obblighi di registrazione o li effettui in modo tardivo o incompleto è applicabile una sanzione penale.

Dr. Eric Falzone - Law Compliance Advisor - Partner EUCS

Avv. Marcello Baldo - Law Compliance Advisor - Consulente EUCS