La normativa antiriciclaggio (D.lgs. 231/07) impone ai Commercialisti l’obbligo di adottare idonei e appropriati sistemi per la registrazione delle informazioni, che hanno acquisito nel corso delle attività di adeguata verifica della clientela.

Ai fini del rispetto degli obblighi di registrazione antiriciclaggio previsti dall’art. 36 del D.lgs. 231/07, i commercialisti possono optare per un archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici o per un registro antiriciclaggio commercialisti cartaceo.

Innanzi tutto, è bene chiarire che la legge antiriciclaggio contempla tre differenti alternative per l’istituzione di un registro antiriciclaggio commercialisti:

• Il Registro della Clientela: un registro antiriciclaggio cartaceo nel quale sono conservati i dati identificativi acquisiti nell’adempimento degli obblighi di identificazione stabiliti dalla normativa antiriciclaggio.
• L’Archivio Informatico: un applicativo software antiriciclaggio che garantisce il rispetto dei requisiti di inalterabilità, completezza, non modificabilità, integrità e conservazione dei dati registrati.
• L’Archivio Unico Informatico (AUI): un archivio, formato e gestito a mezzo di sistemi informatici, nel quale sono conservate in modo accentrato tutte le informazioni acquisite nell’adempimento degli obblighi di identificazione, che rispetta i requisiti tecnici previsti da specifiche disposizioni della Banca d’Italia, della UIF e delle altre Autorità di Vigilanza.

Per quanto riguarda la tenuta del registro antiriciclaggio commercialisti cartaceo, si precisa che tale registro antiriciclaggio non può essere a fogli mobili o ad anelli e deve essere:

• numerato progressivamente riportando nell'ultimo foglio il numero delle pagine di cui è composto
• siglato in ogni pagina dal commercialista o dal responsabile antiriciclaggio
• sottoscritto dal commercialista o dal responsabile antiriciclaggio
• tenuto a mano in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni

Nel registro antiriciclaggio, cartaceo o informatico, il commercialista deve registrare entro trenta giorni dall’incarico professionale tutte le informazioni relative alle prestazioni professionali e alle operazioni di importo pari o superiori a € 15.000 euro previste dall’art. 36 del D.lgs. 231/07.

Le informazioni annotate nel registro antiriciclaggio commercialisti devono essere conservate per dieci anni, sono utilizzabili ai fini fiscali in caso di accertamento e devono essere rese disponibili alle Autorità Competenti entro tre giorni dalla richiesta.

Pertanto per far fronte agli obblighi di corretta tenuta del registro antiriciclaggio commercialisti, è necessaria una completa revisione dei tradizionali metodi di gestione dei rapporti con il cliente e una riorganizzazione dei processi dello studio, in quanto le tempistiche della normativa antiriciclaggio sono molto strette e lasciano spazio ad errori od omissioni.

A tal proposito si ricorda che l’omessa, tardiva o incompleta di ogni registrazione è punita con una sanzione amministrativa da € 5.000 a € 60.000, mentre l'omessa istituzione del registro antiriciclaggio commercialisti è punito con sanzione amministrativa pecuniaria da € 5.000 a € 50.000.

Dr. Eric Falzone – Law Compliance Advisor – Partner EUCS

Dr. Matteo Angi – Law Compliance Advisor – Consulente EUCS