La conservazione sostitutiva (conosciuta anche come conservazione digitale o semplicemente conservazione), è un processo regolato dalla legge italiana, che consente di conservare nel tempo in formato digitale i documenti informatici mantenendone inalterato il valore legale civilistico, amministrativo e fiscale.

La conservazione sostitutiva si differenzia dall’archiviazione elettronica dei documenti, proprio per l’obbligatorietà del rispetto di uno specifico processo per la conservazione dei documenti informatici.

L’archiviazione elettronica dei documenti (es: semplice conservazione dei file in formato pdf), invece, non essendo un processo regolato e disciplinato dalla alcuna specifica disposizione di legge, non consente di attribuire pieno valore legale nel tempo ai documenti conservati.

Affinché sia garantito il pieno valore legale dei documenti conservati, la normativa in materia di conservazione sostitutiva impone il rispetto di precise regole e procedure tra cui l’adozione di un Sistema di Conservazione Sostituiva e l’utilizzo di specifici Modelli Organizzativi per la conservazione digitale dei documenti informatici in grado di garantire nel tempo il rispetto dei principi di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati.

Il sistema di conservazione sostitutiva, deve poi, essere dettagliatamente descritto in un Manuale della Conservazione Sostitutiva e deve essere obbligatoriamente gestito da un Responsabile della Conservazione, appositamente designato per iscritto e in possesso di specifiche competenze legali, tecniche, organizzative e informatiche.

Il sistema di conservazione sostitutiva, infine, per essere lecito, deve essere progettato e implementato nel pieno rispetto delle disposizioni in materia di misure di sicurezza e misure minime di sicurezza previste dal Codice Privacy (D.lgs. 196/03).

Il processo di conservazione sostitutiva può essere svolto completamente all’interno dell’azienda (“in house”) ovvero può essere affidato in modo totale o parziale ad altri soggetti, pubblici o privati esterni all’azienda (“in outsourcing”), che siano in grado di garantire il pieno rispetto di tutte disposizioni di legge in materia di conservazione sostitutiva.

Si evidenzia che la conservazione sostitutiva è obbligatoria per legge per tutti i documenti che nascono come documenti informatici (quali a titolo esemplificativo la Fattura Elettronica, la Fattura PA, i Contratti Telematici…) mentre è facoltativa per tutti i restanti documenti.

Dr. Eric Falzone – Law Compliance Advisor – Partner EUCS

Dr. Matteo Angi – Law Compliance Advisor – Consulente EUCS