“La carestia, la peste e la guerra sono i tre ingredienti più famosi di questo mondo.” (Voltaire)

In questi tempi bui di corsi e ricorsi storici, sopravvive chi si evolve e chi si adatta evolvendosi.

Proprio quando tutto sembra perduto, quando dilaga l’incertezza e imperversa l’isteria e il panico diffuso, quale miglior momento per fare un passo evolutivo organizzativo aziendale verso il digitale e adeguarsi alle normative vigenti in materia di privacy, antiriciclaggio e digitalizzazione.

Con i Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri relativi alle “Misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell'emergenza epidemiologica da COVID-19” ecco l’occasione per modificare i processi aziendali per evolvere ed adattarsi ai nuovi scenari economici di questo nuovo millennio, che come il precedente non ha modificato gli ingredienti fondamentali sui quali si basa l’attuale modello di sistema economico mondiale: la carestia, la peste e la guerra.

Tralasciando la carestia e la guerra e concentrandoci sul contingente problema della “peste”, scopriamo quasi per la prima volta il concetto di “distanza” ovvero “la lunghezza del percorso fra due luoghi, due oggetti, due persone”.

Con il divieto di svolgere attività presso le sedi fisiche, scopriamo il concetto di “domicilio digitale”, di “identità digitale”, di “lavoro a distanza”, di “formazione a distanza” e di “adeguamento normativo a distanza”.

Per la prima volta comprendiamo veramente che la presenza fisica non è più l’elemento portante della struttura organizzativa e dei processi aziendali, ma che si possono fare le cose a distanza.

Relativamente agli obblighi privacy e antiriciclaggio per esempio:

• Si può svolgere la formazione privacy del personale in e-learning, senza dover per forza organizzare corsi privacy in aula
• Si può eseguire l’adeguata verifica della clientela antiriciclaggio a distanza, senza la presenza fisica del cliente
• Si può inviare l’informativa privacy e la dichiarazione antiriciclaggio per PEC o per E-mail e riceverla controfirmata digitalmente
• Si possono istruire gli incaricati privacy e gli incaricati antiriciclaggio ad operare a distanza da casa in modalità “smart working” senza la necessità della loro presenza fisica in azienda o in studio.

Insomma, scopriamo per la prima volta la “magia del digitale” e ci rendiamo conto che la “presenza virtuale” è strategicamente più importante di quella fisica e che l’organizzazione aziendale digitale è meno onerosa, più performante, maggiormente flessibile e incredibilmente più redditizia.

Pertanto, in questo momento il vero problema per le aziende italiane, non è l’emergenza epidemiologica da COVID-19, ma la disorganizzazione aziendale, la mancata informatizzazione e digitalizzazione dei processi aziendali dell’ultimo decennio e l’incapacità di adeguarsi alle normative vigenti in materia di antiriciclaggio, privacy e digitalizzazione.

Cosa fare quindi in questo momento di blocco forzato di tutte le attività che comportano una presenza fisica nelle sedi aziendali, negli uffici e negli studi?

La parola d’ordine deve essere: “Riorganizzazione e informatizzazione dei processi aziendali in conformità con le normative in materia di Privacy, Antiriciclaggio e Digitalizzazione".

Dato che le attività operative forzatamente sono calate è il momento di concentrarsi sull’analisi e la ridefinizione dei processi aziendali, sulla revisione dell’architettura del sistema informativo aziendale, sulla definizione di un nuovo modello organizzativo aziendale digitale che sia efficiente, efficacie e conforme alla normativa in materia di privacy, antiriciclaggio e digitalizzazione.

Quindi non bisogna perdere tempo e bisogna iniziare subito a pianificare e svolgere le seguenti attività “da remoto, a distanza, in modalità smart working” per essere pronti a ripartire con un nuovo modello di business digitale più performante e redditizio:

• Privacy Assessment Online
• Autovalutazione Antiriciclaggio Online
• Mappatura dei Processi con web meeting
• Inventario Hardware e Software
• Analisi dei Rischi Antiriciclaggio e Privacy
• Valutazione d'impatto sulla Protezione dei dati Personali
• Progettazione di un nuovo Modello Organizzativo Digitale
• Aggiornamento del Sistema Informativo Aziendale
• Redazione di Procedure e Istruzioni Operative Privacy e Antiriciclaggio
• Formazione privacy e-learning e Corsi antiriciclaggio Online

Solo modificando il nostro modo di pensare, di agire e di fare business possiamo far fronte all’emergenza epidemiologica da COVID-19, ma come tutti i passaggi evolutivi avvenuti nella storia economica mondiale non tutti ce la faranno e se anche tu ce la vuoi fare devi iniziare subito!

Dr. Eric Falzone – Legal Compliance Advisor – Partner EUCS

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